14 Mar Cómo hablar en público, preparar y exponer una presentación en PowerPoint.
Profesionales de muy distintas disciplinas y especialidades se enfrentan a la, ardua para unos y gratificante para otros, tarea de presentar un proyecto, un informe, un caso clínico… en PowerPoint y puede llegar a inquietarles no controlar de manera exhaustiva todas las variables.
La presentación no es más que un medio de comunicación con una audiencia por lo que, al igual que en cualquier otra situación comunicativa, el objetivo será transmitir un mensaje de manera eficaz y efectiva.
En todo el proceso se tiene un emisor: nosotros; un receptor: la audiencia; un mensaje: lo que se quiere trasladar y un código: idioma, términos, giros, etc., por eso se debe utilizar el mismo código que la audiencia, para que se nos entienda.
La audiencia no quiere mensajes enrevesados, discursos largos, información que no pueda procesar, por eso los mensajes deben ser claros y sencillos.
El objetivo de una presentación es que escuchen tu mensaje no que lo lean, por eso debe servir como guía, pero nunca recoger toda la información que quiere transmitir de manera exacta; debe ser un guión que ayude a trasladar verbalmente todo lo que se tiene que decir, no un libreto que la audiencia lea contigo, para eso se le hace llegar por alguna vía y que lo lean tranquilamente en su casa.
La PPT, mucho más que una presentación
Más allá de lo que se piense, la presentación confiere notoriedad, prestigio, posicionamiento, influencia, poder, fidelización y confianza.
En el caso de los menos versados, en las primeras ocasiones en las que se enfrentan a una audiencia, es posible que la mayor parte de ellos nunca hayan visto, por eso la presentación les otorgará una notoriedad antes inexistente; además son ellos los que están ahí delante de todos, eso les dará prestigio; el hecho de estar en el atril les posiciona como expertos, a partir de ahí tendrán influencia pues su opinión será más considerada; tendrán el poder de los pocos elegidos y ese poder fidelizará a los que les conocen. El hecho de haber podido presentar el caso, con éxito, les dará confianza en ellos mismos. No desestimen el poder de una presentación en público, de hablar en público.
Y ¿Cómo lo hago?
Utiliza la regla de las 3C: claro, conciso y concreto. Esto implica un lenguaje claro, sencillo y riguroso. Un mensaje estructurado que empiece por lo más importante para ir descendiendo hasta lo menos importante, destacando los puntos clave y con una extensión adecuada. En este sentido también se puede recurrir a la regla 10/20/30 que recomienda hacer presentaciones de no más de 10 diapositivas, con una duración máxima de 20 minutos y que, en cada una, la fuente no sea inferior a 30, para que la audiencia pueda verlo sin dificultad. “Ocupa” solo el espacio central de la diapositiva. Incluye imágenes siguiendo la máxima de una imagen vale más que mil palabras
Antes, durante y después
Si es posible intenta conocer con anterioridad el lugar y el espacio, te dará confianza; controla la megafonía; controla los medios auxiliares, que tu presentación se descargue correctamente en el portátil de la organización; y finalmente y casi lo más importante controla tu presentación.
Los mejores oradores no son aquellos que tienen un don natural, casi nadie lo tiene, son aquellos que han ensayado y preparado su presentación previamente, aquellos capaces -por la confianza que les da el verse preparados-, de superar posibles fallos técnicos. Gesticula, modula la voz, no seas un busto parlante, acompaña tu mensaje con tu comportamiento natural para controlar tu lenguaje no verbal, parte importantísima de la transmisión del mensaje, que delatará tus nervios si los tienes y el éxito estará asegurado.
¡¡Aplicar esto en la próxima presentación!! ¡Éxito!